Попробовать Войти

Релиз FreshOffice 04.2021 · Финансы и документы Учёт доходов и расходов в CRM: счета и статьи, перевод между счетами, УПД и счёт-фактура. Финансы любят счёт.

Апрельский релиз 2021 года — первый релиз «Финансов». Приходы и расходы живут в той же CRM, что и клиенты: у каждой операции есть счёт, статья, контрагент, документ и сделка.

В разделе «Документы» — УПД, счёт-фактура и накладная, выгрузка в PDF, формат A4 и теги для таблиц с товарами.

Качество отчёта зависит от данных первоисточника.Из анонса релиза 04.2021
Что в релизе
Коллаж: селезень в красном сюртуке и очках ныряет в поток золотых монет на синем фоне
Коллаж FreshOffice
Финансы любят счёт, 2021
Нырять в деньги можно. Но сначала — внести их в учёт.

Что в этом релизе

Подписи — со старой страницы апреля 2021-го. Факты сверены со справкой, а то, что появилось позже, — в плашках «Что было дальше».

Скриншот карточки прихода 2021 года: счёт «Сбербанк рублёвый», статья «За лицензии», статус «Оплачено», сумма 117 794 рубля, в примечании — нарисованный селезень в цилиндре
Коллаж FreshOffice
Карточка прихода, 27.04.2021
Клиент заплатил — селезень в цилиндре одобряет.
01 · Финансы

Финансы готовы к работе

Приходы и расходы — с распределением по счетам и статьям

  • «Финансы» — приложение FreshOffice для учёта денег компании. В разделе «Движения» — приходы, расходы и переводы между своими счетами.
  • В карточке операции слева — счёт, статья, форма оплаты, дата, статус и сумма, справа — контрагент, агент, документ и сделка. Выбрали документ — сумма проставится сама.
  • Операцию заводят из карточки контрагента, из сделки или кнопкой ➕ из любого раздела. К ней прикрепляются файлы и теги, а свои поля добавляются на закладке «Дополнительно».
Что было дальше В 2021-м обещали интеграцию с банками. Теперь выписки Сбера и Т-Банка загружаются прямо в «Финансы»: контрагенты находятся по ИНН, переводы между своими счетами не раздувают обороты, а сверка за минуту показывает, чего не хватает.
Финансы в справке Выписки из банков
Финансы · Движения
Остатки по счетам
  • Сбер · расчётный412 000 ₽
  • Т-Банк · расчётный158 500 ₽
  • Касса23 000 ₽
Всего на счетахдо перевода593 500 ₽

Перевод создаст две записи: расход и приход.

  • Приход · Сбер
    За лицензии    +117 794 ₽
  • Расход · Т-Банк
    Аренда офиса    −85 000 ₽
  • Расход · Касса
    Хозяйственные нужды    −3 200 ₽
Живой пример
Функция перевода со счёта на счёт, 2021
Деньги переехали, а не пришли. Попробуйте.
02 · Справочники

Счета, статьи и перевод

С чего начать учёт — и как переложить деньги из банка в кассу

  • Начинайте со справочника счетов: расчётные счета в банке и касса. У каждого счёта задайте дату и остаток на начало — от этой точки считаются остатки.
  • Потом — статьи приходов и расходов. Справочник древовидный: группа, внутри неё статьи. Статью можно отметить операционной — она попадёт в отчёты об операционных затратах.
  • Перевод между своими счетами — тип операции Перевод с закладками Списание и Зачисление. После сохранения появятся две записи — расход и приход. Если валюты счетов разные, укажите курс.
Счета и статьи — в справке Перевод между счетами
Коллаж FreshOffice
Cash flow, 2021
Поток — это когда все плывут в одну сторону. Деньги тоже.
03 · Аналитика

Cash flow, P&L, Budget

Движение денежных средств — по статьям, счетам и периодам

  • Cash flow, он же ДДС, — движение денежных средств: сколько денег пришло, сколько ушло и сколько осталось на счетах за период.
  • В «Движениях» его видно тремя способами: плашки показателей, список с итогами (приход зелёным, расход красным, разница) и графики в разрезе статьи, счёта, контрагента, отдела и других полей.
  • Динамика строится в сравнении с прошлыми годами: под каждым кварталом — рост или падение к тому же периоду. Точность — от первоисточника: дата, контрагент, счёт, статья, сделка, ответственный.
Что было дальше Остатки по всем счетам открываются одной кнопкой — об этом релиз 07.2026. Отчёт о прибылях и убытках (P&L) и бюджет готовятся в разделах План/Факт и Бюджет, а пока картину по деньгам собирают показатели и графики.
Графики — в справке Остатки по счетам
Иллюстрация: текстовый документ превращается в файл PDF
  • PDF
  • Word
  • Excel
  • RTF
  • Image
  • HTML
  • XML
Коллаж FreshOffice
PDF / A4, 2021
Для консервативного взгляда на обмен документами.
04 · Документы

PDF и A4

Документ уходит ссылкой — или файлом, кому как привычнее

  • Документы FreshOffice отправляются ссылкой: Отправить ссылкой открывает письмо с готовым шаблоном, Копировать даёт ту же ссылку для мессенджера.
  • Для тех, кто привык к файлам, — Выгрузить: PDF, Word, Excel, RTF, Image, HTML, XML. А в диалоге печати документ сохраняется как PDF.
  • Кнопка A4 в редакторе шаблона задаёт формат страницы — любой документ приводится к стандартному листу.
Важно Отправить документ ссылкой получится, когда к FreshOffice подключена почта, — как подключить ящик.
Печать и отправка — в справке
Коллаж: универсальный передаточный документ от 8 апреля 2021 года в редакторе FreshOffice, справа — удивлённая сотрудница с планшетом
Коллаж FreshOffice
УПД, 2021
Зелёные бананы, статус 1. И всё сошлось.
05 · Бухгалтерия

УПД, счёт-фактура, накладная

Бухгалтерские документы — прямо из CRM

  • Эти документы оказались самыми сложными для нас, — признавалась команда в 2021-м. Готовые шаблоны УПД, счёта-фактуры и накладной лежат в панели Создать на основе рядом со счётом, актом, КП и договором.
  • Документ заполняется из карточки: ваши реквизиты и реквизиты клиента, товары и услуги, НДС, суммы. Логотип, печать и подпись подставляются тегами из реквизитов компании.
  • Шаблон правится в редакторе, как любой другой: текст, таблица, свои поля.
Что было дальше К HTML-редактору добавились конструкторы Stimulsoft и Word. О новом конструкторе документов — релиз 12.2024, о шаблоне договора в Word — релиз 05.2025.
Готовые шаблоны — в справке Документы

Коммерческое предложение № {number_doc__tag}12 от {date_doc__tag}27.04.2021

Кому: {short_company_name_client__tag}ООО «Ромашка»
№Товары, услугиКол.Ед.НДСЦенаСумма
{items_order__tag}{items_name__tag}{items_amount__tag}{items_unit__tag}{items_vat__tag}{items_price__tag}{items_total__tag}
1Внедрение CRM1усл.20%30 000,0030 000,00
2Обучение команды4ч20%2 500,0010 000,00
3Шаблон документа1шт.20%6 000,006 000,00
Итого:{summa_doc__tag}46 000,00
в т. ч. НДС:{summa_vat__tag}7 666,67

↑ Строка с тегами повторится для каждой позиции документа

Всего {count_of_goods__tag}3 наименования на сумму {summa_doc__tag}46 000,00 руб. ({summa_doc_by_words__tag}сорок шесть тысяч рублей 00 копеек).
Живой пример
Таблицы в документах, 2021
Переключите — и одна строка тегов станет тремя позициями.
06 · Шаблоны

Таблицы в документах

Одна строка тегов — сколько угодно позиций

  • Для шаблона со сложной таблицей есть теги-переменные: номер позиции, наименование, количество, единица, НДС, цена, сумма — группа Товары и услуги позиции в списке.
  • Строку с тегами достаточно сделать одну: при выписке документа она повторится для каждого товара или услуги, а итоги и сумма прописью посчитаются сами.
  • Все теги открываются кнопкой Список тегов в редакторе — по группам, с поиском и выгрузкой в Excel. Свои поля документа, контрагента и сделки тоже получают теги.
Теги в шаблоне — в справке Таблица товаров в Word
Девушка в белом шлеме и лётных очках застёгивает ремешок, сидя на мотоцикле, на тёмном фоне
Коллаж FreshOffice
Релиз Апрель 2021, 2021
Краткий обзор. Шлем — по желанию.
Финал · Видео

Пристегнулись — поехали

Пятнадцать минут о первом релизе «Финансов»

Релиз 04.2021 открыл «Финансы»: счета, статьи, переводы и карточку операции — и научил документы УПД, PDF и таблицам на тегах. В видео — каждая новинка на экране приложения.

Все релизы FreshOffice
Релиз 04.2021 — коротко
  1. Финансы: приходы и расходы
  2. Счета, статьи и перевод
  3. Cash flow
  4. PDF и A4
  5. УПД, счёт-фактура, накладная
  6. Таблицы в документах

Финансы любят счёт. Мы — тоже.

Вопросы о финансах и документах в CRM

Как вести учёт доходов и расходов в CRM?

Во FreshOffice для этого есть приложение Финансы. Сначала заполните справочники: счета компании с остатком на начало, затем статьи приходов и расходов. Дальше заводите операции из карточки контрагента, из сделки или кнопкой ➕ — а выписки Сбера и Т-Банка можно загружать автоматически. Подробнее — в справке.

Что такое cash flow простыми словами?

Cash flow, или ДДС, — движение денежных средств: сколько денег пришло, сколько ушло и сколько осталось на счетах за период. В Финансах FreshOffice его видно в показателях, в списке операций с итогами и на графиках в разрезе статей, счетов, контрагентов и отделов.

Как сделать перевод между счетами?

Создайте новую операцию с типом Перевод, в поле Контрагент укажите свою компанию и выберите статью. На закладке Списание — счёт-источник и сумма, на закладке Зачисление — счёт-получатель. После сохранения появятся две записи: расход и приход. Если валюты счетов разные, укажите курс на день перевода.

Можно ли загружать выписку из банка в CRM?

Да. FreshOffice подключается к Сберу через СберБизнес ID и к Т-Банку через токен T-API — только на чтение. Операции из выписки раскладываются по счетам, контрагенты находятся по ИНН, а сверка показывает, какие платежи не внесены или внесены с ошибкой. Подробнее — в справке.

Чем УПД отличается от счёта-фактуры?

УПД — универсальный передаточный документ — объединяет счёт-фактуру и первичный документ о передаче товаров или услуг, например накладную или акт. Со статусом 1 он заменяет оба документа, со статусом 2 — только передаточный, например когда продавец не платит НДС. Во FreshOffice есть готовые шаблоны УПД, счёта-фактуры и накладной.

Как выгрузить документ из CRM в PDF?

Откройте сформированный документ и нажмите Выгрузить: доступны PDF, Word, Excel, RTF, Image, HTML и XML. Другой путь — Печать и в диалоге браузера Сохранить как PDF. А можно не выгружать вовсе: Отправить ссылкой пришлёт клиенту письмо со ссылкой на документ.

Как добавить таблицу товаров в шаблон документа?

Сделайте в шаблоне таблицу и в одну строку расставьте теги позиций: {items_order__tag}, {items_name__tag}, {items_amount__tag} и остальные. При выписке документа строка повторится для каждого товара или услуги. Все теги — по кнопке Список тегов в редакторе шаблона.