Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — ФЗ-152) и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности в ООО «Свежие решения» (далее — Оператор) с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Настоящая Политика распространяется на сайт Оператора www.freshoffice.ru, сайт документации help.freshoffice.ru и иные принадлежащие Оператору сайты в доменной зоне freshoffice.ru, а также на программу для ЭВМ FreshOffice.
Политика опубликована в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в соответствии с частью 2 статьи 18.1 ФЗ-152. Ссылка на Политику размещена в нижней части каждой страницы сайта www.freshoffice.ru.
Общество с ограниченной ответственностью «Свежие решения»
Адрес: 191186, г. Санкт-Петербург, Казанская ул., д. 3А
ОГРН 1117847467022, ИНН 7811505326, КПП 781101001
Регистрационный номер в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных: 78-17-003866 (уведомление зарегистрировано 10.07.2017)
Сайт: www.freshoffice.ru
Ответственный за организацию обработки персональных данных: Сугнач Игорь Викторович.
Все обращения по вопросам обработки персональных данных, включая запросы, отзывы согласия и жалобы, направляются:
Обработка персональных данных у Оператора осуществляется на основе следующих принципов:
Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:
Тексты согласий размещены по адресам:
| Категория субъектов | Цель обработки | Состав данных | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Посетители сайта, оставившие заявку; клиенты и контактные лица клиентов, в том числе бывшие | Предоставление пробного доступа, ответ на обращение, консультация; формирование и ведение базы контактов лиц, проявивших интерес к продуктам Оператора, и взаимодействие с ними по вопросам использования программы. Основание — согласие субъекта (пункт 1 части 1 статьи 6 ФЗ-152) | ФИО, e-mail, телефон, наименование организации, должность, текст обращения, история обращений и предоставленного доступа | До отзыва согласия. Если в течение 3 лет подряд взаимодействия с субъектом не происходило, данные уничтожаются или обезличиваются, не дожидаясь отзыва |
| Клиенты и контактные лица клиентов — данные, необходимые для исполнения договора | Заключение и исполнение лицензионного договора, расчёты, бухгалтерский и налоговый учёт. Основание — исполнение договора и требования закона (пункты 5 и 2 части 1 статьи 6 ФЗ-152); согласие не требуется, отзыв согласия обработку не прекращает | ФИО, e-mail, телефон, наименование организации, должность, реквизиты для расчётов, счета, акты, история платежей | Срок действия договора и 5 лет после его прекращения (часть 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) |
| Подписчики рассылок | Направление рекламных и информационных материалов, оценка эффективности рассылок. Основание — отдельное согласие на рассылки | ФИО, e-mail, телефон, статистика доставки и открытий | До отзыва согласия на рассылки. Отказ от рассылки прекращает направление сообщений, но не влечёт удаления контакта из базы: после отписки адрес и номер телефона хранятся в перечне отказов, чтобы не направлять сообщения повторно |
| Посетители сайта | Веб-аналитика, оценка эффективности маркетинговых кампаний, улучшение сайта | Идентификатор в файле cookie, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, просмотренные страницы, источник перехода, записи действий на странице | 24 месяца; записи «Вебвизора» — до 15 дней (срок, установленный сервисом) |
| Все субъекты | Подтверждение факта получения согласия | Дата, время, IP-адрес, версия текста согласия, факт проставления отметки | 3 года после истечения срока действия или отзыва согласия |
| Все субъекты | Рассмотрение запросов, обращений и жалоб, консультирование в чате на сайте. Основание — согласие субъекта | Имя или иное обращение, указанное субъектом, адрес электронной почты, содержание переписки, дата и время сообщений | 3 года с даты ответа или последнего сообщения в переписке |
| Все субъекты | Обеспечение информационной безопасности, расследование инцидентов | Журналы обращений к сайту и информационным системам: IP-адрес, дата и время, тип запроса | 12 месяцев |
| Работники Оператора | Исполнение трудового договора, кадровый и бухгалтерский учёт | Данные, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации | Сроки, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) |
Отказ от рассылки и отзыв согласия — разные обращения. Отписка прекращает направление рекламных и информационных сообщений; контактные данные при этом сохраняются в базе Оператора. Отзыв согласия прекращает обработку персональных данных полностью, за исключением сведений, обрабатываемых на иных законных основаниях, — в частности данных, необходимых для исполнения заключённого договора и хранения бухгалтерских документов.
Резервные копии баз данных, которые могут содержать персональные данные, хранятся не более 90 дней, после чего автоматически перезаписываются и уничтожаются.
Сайт www.freshoffice.ru использует файлы cookie. Часть из них технически необходима для работы сайта и его защиты — они обрабатываются на основании пункта 5 части 1 статьи 6 ФЗ-152 и отключению не подлежат. Аналитические и рекламные файлы cookie устанавливаются только после получения согласия посетителя.
При первом посещении сайта отображается баннер настройки файлов cookie с вариантами «Принять все» и «Настроить». По кнопке «Настроить» открывается перечень категорий с отдельными переключателями, вариант «Только необходимые» и кнопка «Сохранить выбор». До совершения выбора аналитические и рекламные скрипты не загружаются.
Изменить или отозвать согласие можно в любой момент по ссылке «Настройки cookie» в нижней части любой страницы сайта.
На сайте документации help.freshoffice.ru используются аналитические файлы cookie сервиса «Яндекс.Метрика» для сбора обезличенной статистики посещения справочных материалов. Баннер настройки файлов cookie на этом сайте не отображается; отказаться от аналитических файлов cookie можно средствами браузера либо направив обращение Оператору по адресу info@freshoffice.ru.
Полный перечень используемых файлов cookie с указанием того, кто их устанавливает, назначения, категории и срока хранения, а также текст согласия размещены по адресу www.freshoffice.ru/cookie-consent.
Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные), Оператором не обрабатываются. Передача биометрических персональных данных в единую биометрическую систему Оператором не осуществляется.
Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные ФЗ-152, и обеспечивать конфиденциальность и безопасность обрабатываемых данных.
Перечень лиц, которым поручена обработка, указан в текстах соответствующих согласий (разделы «Лица, обрабатывающие персональные данные по поручению Оператора»).
Персональные данные, которые клиент (Лицензиат) самостоятельно вносит в программу FreshOffice — данные его собственных сотрудников, контрагентов и клиентов, — обрабатываются Оператором по поручению клиента в порядке части 3 статьи 6 ФЗ-152. В отношении таких данных:
Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, или при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Оператор таких решений не принимает.
На страницах сайта размещён виджет чата для консультаций. Чат работает на программном обеспечении Оператора и размещён на его технических мощностях; сторонние сервисы поддержки для его работы не привлекаются, поручение обработки третьим лицам не осуществляется.
Перед началом диалога субъект добровольно указывает имя или иное обращение и адрес электронной почты. Эти сведения, а также содержание переписки, дата и время сообщений обрабатываются исключительно в целях консультирования и ответа на обращение. Указывать достоверные данные не требуется: консультация предоставляется при любом заполнении полей, и Оператор не проверяет достоверность указанных сведений.
Оператор не использует сведения, полученные в чате, для направления рекламных и информационных материалов без отдельного согласия, размещённого по адресу www.freshoffice.ru/consent-mailing.
Срок хранения переписки и сопутствующих сведений — 3 года с даты последнего сообщения, в соответствии с разделом 5 настоящей Политики.
Оператор трансграничную передачу персональных данных не осуществляет.
Базы данных, в которых осуществляются запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 ФЗ-152).
Отдельно Оператор раскрывает порядок взаимодействия с сервисом Google Analytics, доступный Пользователю в разделе «Настройки → Маркетинг → Аналитика сайта» программы FreshOffice. Подключение этого сервиса осуществляется Пользователем добровольно и по его собственной инициативе. При подключении:
Таким образом, раскрытия персональных данных иностранному юридическому лицу при использовании указанной функции не происходит, и такое взаимодействие не является трансграничной передачей персональных данных в значении пункта 11 статьи 3 ФЗ-152.
Состав получаемых данных, порядок и сроки их хранения, а также порядок удаления описаны в разделе 13 настоящей Политики. Пользователь вправе в любой момент отключить подключение — в этом случае обмен данными с Google прекращается полностью.
Персональные данные хранятся в течение сроков, указанных в разделе 5 настоящей Политики, а при отсутствии установленного срока — до достижения цели обработки либо до отзыва согласия.
По достижении цели обработки, истечении срока хранения или в случае отзыва согласия персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию. Уничтожение производится в срок, не превышающий 30 дней с даты наступления соответствующего обстоятельства, если иной срок не установлен федеральным законом.
Факт уничтожения персональных данных подтверждается актом об уничтожении и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных, оформляемыми в соответствии с требованиями приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Акты хранятся не менее 3 лет.
Если уничтожение невозможно в установленный срок, Оператор осуществляет блокирование персональных данных и уничтожает их в срок не более шести месяцев.
Субъект персональных данных имеет право:
Запрос направляется на адрес info@freshoffice.ru или почтой по адресу Оператора. Запрос должен содержать:
Об устранении нарушений или уничтожении персональных данных Оператор уведомляет субъекта персональных данных, а если запрос был направлен Роскомнадзором — также этот орган.
Безопасность персональных данных, обрабатываемых Оператором, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения требований законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.
Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Оператором применяются следующие меры:
При установлении факта неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:
Порядок реагирования на инциденты, распределение ролей и формы уведомлений закреплены во внутреннем регламенте Оператора.
13.1.1. При подключении сервиса Google Analytics в разделе «Настройки → Маркетинг → Аналитика сайта» Пользователь проходит авторизацию по протоколу Google OAuth 2.0 и предоставляет Приложению единственное разрешение (scope) https://www.googleapis.com/auth/analytics.readonly — доступ только на чтение к данным Google Analytics.
13.1.2. На основании указанного разрешения Оператор получает:
13.1.3. Оператор не запрашивает и не получает содержимое электронной почты, файлы, контакты, персональные данные посетителей сайта Пользователя, а также любые иные данные Google, выходящие за пределы разрешения, указанного в пункте 13.1.1. Предоставляемое разрешение является доступом только на чтение: Приложение не может изменять или удалять данные в Google Analytics.
13.2.1. Токены авторизации Google хранятся в базе данных Приложения в зашифрованном виде и привязаны к учётной записи Пользователя, выполнившего подключение. Они используются исключительно для получения статистики выбранного ресурса Google Analytics по запросу Пользователя внутри Приложения.
13.2.2. Идентификатор и наименование выбранного ресурса Google Analytics хранятся в базе данных Приложения для определения того, какая статистика подлежит отображению.
13.2.3. Показатели посещаемости в базе данных Оператора не сохраняются. Они запрашиваются напрямую у Google Analytics Data API в момент открытия соответствующего раздела Приложения, отображаются Пользователю и хранятся только во временной памяти браузера в течение текущей сессии.
13.3.1. Токены авторизации и параметры подключения хранятся до момента удаления Пользователем подключения Google Analytics либо до момента удаления учётной записи Пользователя — в зависимости от того, какое из событий наступит ранее.
13.3.2. При удалении подключения Пользователем данные удаляются немедленно.
13.3.3. При удалении учётной записи или прекращении использования Приложения все связанные с ней данные Google удаляются в течение 30 (тридцати) дней.
13.3.4. Резервные копии баз данных, которые могут содержать указанные данные, хранятся не более 90 (девяноста) дней, после чего автоматически перезаписываются и уничтожаются.
13.4.1. Пользователь вправе в любой момент самостоятельно удалить все данные Google, полученные Приложением, одним из следующих способов:
https://myaccount.google.com/permissions). После отзыва Приложение утрачивает возможность обращаться к Google Analytics; сохранённые токены становятся недействительными и удаляются при первом неуспешном обращении.13.5.1. Данные, полученные через Google API, используются исключительно для отображения статистики посещаемости внутри Приложения по запросу самого Пользователя.
13.5.2. Оператор не передаёт и не продаёт указанные данные третьим лицам, не использует их для рекламы, таргетирования, построения профилей и обучения моделей искусственного интеллекта, а также не предоставляет к ним доступ сотрудникам, за исключением случаев, прямо разрешённых Пользователем, необходимых для обеспечения безопасности и технической поддержки, либо требуемых в соответствии с законодательством.
13.5.3. Использование Приложением информации, полученной от Google API, осуществляется в соответствии с Политикой Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), включая требования об ограниченном использовании (Limited Use).
Иные права и обязанности Оператора как оператора персональных данных определяются законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
Работники Оператора, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.
Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её публикации по постоянному адресу, указанному в начале документа, если иное не предусмотрено самой редакцией. Номер версии и дата указываются в начале документа. Оператор рекомендует периодически знакомиться с актуальной редакцией Политики.