Если вы думаете, что
приключения опасны,
|
FreshOffice Документы

Электронный документооборот

Настройте шаблоны для стандартных коммерческих предложений, счетов, договоров. Контакты и реквизиты контрагентов будут подставляться
автоматически из базы данных.
Шаблоны

Система электронного документооборота в CRM: шаблоны для типовых документов. При формировании договора или счета выберите контрагента – все данные подставятся автоматически.
Файлы

Все необходимые для работы материалы загружаются во FreshOffice с компьютера или из Dropbox и Google Drive. Сервис управления документами и файлами в CRM, привязка к задачам, проектам, сделкам или контрагентам.
Мониторинг статуса

Назначьте различные статусы и отслеживайте их состояние. Специальная служба онлайн мониторинга позволит в автоматическом режиме выполнить необходимые действия с документом.
Согласования

Система обмена сообщениями с возможностью обсуждения внутри команды поможет согласовать документ и сохранить всю историю переписки.
ШАБЛОНЫ

Типовые документы

Шаблоны типовых документов
ФАЙЛЫ

Хранилище файлов

Хранилище файлов

Статусы и согласования

Документы как часть экоситемы

Подключайте функции по мере необходимости. Здесь вы найдете все основные бизнес приложения. CRM-систему, финансовый учет, бизнес процессы, склад, инструменты коммуникаций.
Онлайн документооборот в CRM системе

Онлайн документооборот в CRM системе

Как сделать работу с документами удобной
Работа с документами как немаловажный аспект делопроизводства каждой компании требует отлаженных механизмов и прозрачной отчетности.

При ведении продаж вам надо высылать коммерческие предложения, договора выставлять счета.
При оказании сервиса - наиболее частыми задачами являются согласование документов, выписка актов. А при работе b2c важно еще и соответствовать закону о хранении и обработке персональных данных.

Многие компании уже давно интегрируют документооборот в виртуальную среду, что позволяет им работать с большим комфортом, минимизировать ошибки и экономить время сотрудников, освобождая его для более существенных задач.

Электронный онлайн документооборот становится нормой жизни одновременно с распространением облачных сервисов и внедрением crm систем.
Облачный сервис онлайн документооборота
Учитывая, что жизненный цикл документов делится на ряд этапов, таких как формирование, согласование, утверждение, подписание, проведение и так далее, и то, что в них может принимать участие несколько специалистов и компаний, у бизнеса возникает естественная потребность хранить, обмениваться, утверждать рабочие документы. При этом должна быть обеспечена безопасность и удобство для всех сторон процесса.

Хранение документации требует систематизации по типам, назначению и другим факторам. При локальном хранении на компьютере для этого создаются папки и каталоги. Облачные сервисы онлайн документооборота предлагают более продвинутые решения.

FreshOffice совершенствует решения для автоматизации бизнеса и предлагает работать уже в единой экосистеме приложений. Наша "умная" CRM умеет не только упрощать самые насущные операции по документообороту, но и систематизировать, глубоко интегрировать их с остальными бизнес - процессами вашего предприятия.
Модуль "Документы" во FreshOffice
Документооборот может быть простым, удобным и прозрачным с crm системой FreshOffice!
За это отвечает модуль "Документы".

Здесь можно настроить шаблоны для стандартных коммерческих предложений, счетов, договоров или использовать другие нестандартные шаблоны. В документах сразу будут проставлены подписи и печати вашей компании. Контакты и реквизиты контрагентов будут подставляться в документ автоматически из базы данных.

По сути модуль "Документы" может заменить вам отдельную программу для ведения электронного документооборота. Потому как все стандартные функции присутствуют: сквозная нумерация для каждого документа, распределение по типам и статусам.

Все документы хранятся строго структурировано в привязке к контрагентам, сделкам, задачам или другим сущностям.

Перейдите в аналитику и все цифры по объему выставленных счетов за этот месяц у вас под рукой: список документов может быть представлен в виде графика для быстрого анализа. С его помощью можно увидеть, например, общую сумму по выставленным счетам (то есть размер ожидаемых поступлений).

Онлайн система электронного документооборота дополнена файловым хранилищем, в котором хранятся все ваши файлы, любых форматов и размеров.

Каждый файл отнесен к определенному документу, задаче, контрагенту, проекту или сделке. Помимо прикрепления файлов с Вашего компьютера можно прикрепить ссылку на файл, который хранится в Google Диск или в DropBox.

Файл может быть с ограниченным доступом или публичным.

Если оригинал файла по каким либо причинам будет утрачен, вы сможете восстановить его - перейдете по ссылке, и файл будет загружен на ваш компьютер.
Любые операции с документами во FreshOffice
Встроенная во FreshOffice система управления электронным документооборотом позволит вам осуществлять любые операции по подготовке документов. Например, программа поможет достигать следующих целей:

  • повышать эффективность отдела продаж, автоматизируя взаимодействие с клиентами и увеличивая скорость обработки лидов

  • повышать качество этого взаимодействия, так как минимизируются ошибки при работе с различной документацией

  • упрощать обмен документацией при работе с постоянными заказчиками - снабжение, поставки, повторяющиеся акты, накладные счета

  • оптимизировать внутренний документооборот, стандартизировать работу с удаленными подразделениями внутри единой сети

  • быстрый анализ и статистика, ключевые показатели - сколько счетов выставлено, сколько оплачено и многое другое
Для многих организаций при внедрении систем электронного документооборота важным является и возможность интеграции с 1С, что позволяет избегать двойного ввода данных: информация синхронизируется в двух системах сразу и автоматически. FreshOffice оказывает услуги по интеграции с 1С, либо можно сделать настройку обработок самостоятельно.

Если вы как руководитель ориентируетесь на достижение целей долгосрочного стратегического планирования, во FreshOffice вы найдете комплексное решение по управлению документами в crm системе, удовлетворяющее потребностям разных отделов и дивизионов любой компании.

Внедрение и поддержка

Мы оказываем полный комплекс услуг по внедрению и бессрочную поддержку всем пользователям FreshOffice
50, 000 +
Пользователей управляют своим бизнесом вместе с нами


KudaGO
Популярный сервис по продвижению событий


Московская биржа
Биржевая площадка по торговле акциями


Русское радио
Первая национальная радиостанция России


SMART WiFi
Предоставление доступа к бесплатному интернету


Русский стандарт
Кредитное бюро


Лаура
Сеть автосалонов


Ренессанс Life
Страховая компания


Chef Time
Федеральная сеть деловых изданий
Начните бесплатно
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к пробной версии